Mettiti in Coda e disegna la gestione lavori

Non so se anche tu hai la medesima sensazione, ma a parte rarissimi casi in cui il project manager è talmente bravo a tenere in ordine le cose e lo strumento scelto è piacevole (succede davvero?), tutte le volte che mi propongono un tool per migliorare la produttività (mia o di un gruppo di lavoro) tremo e mi tremano i polsi. Da Trello ad Asana, non ce la posso fare.

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Di solito trovo le interfacce macchinose, fastidiose, poco amichevoli. Qualche tempo fa vi ho proposto di usare Quip allo scopo, ma mi rendo conto che non sia pensato per questo, e dunque immaginarsi come usarlo per organizzare il lavoro diventa a sua volta macchinoso e fastidioso.
I fogli excel mi creano un disagio enorme (soprattutto se con le caselline colorate), perché sono di quella scuola per cui i fogli excel sono fogli di calcolo: perfetti per fare la parte economica di un business plan, per esempio. Rigidi e poco flessibili per fare qualsiasi altra cosa.

Eppure il tema è sentitissimo: è una delle questioni più richieste dalla comunità di Wolf quando si parla di tool. E come se non bastasse, persino uno dei nuovi corsi di Google si dedica alla produttività personale. Non per il folle fare di più. Anzi. È qualcosa che somiglia molto a un meno, meglio.

Qui, per esempio, puoi vedere la prima parte del corso. Che dura pochi minuti ma che poi richiede un’applicazione per un paio di settimane.

Se ti interessa fare tutto il percorso, lo trovi seguendo questo link.

Il primo video ti insegna a gestire il tuo tempo.

Il secondo a delegare e assegnare priorità.

Il terzo a collaborare in remoto (o nella cloud, come dice Google).

Un’avvertenza: se deleghi a qualcuno che non fa, per esempio, be’… questi bellissimi metodi non serviranno a niente.

Però io – e mi sa anche tu, se sei da questa parte – rientro proprio in quel tipo di persona che ha paura di arrivare a fine giornata sentendo di non aver combinato niente e che ha bisogno di una guida, che desidererebbe fare ordine e che ha il problema di non essere tanto capace a farlo. Cioè, sempre per dirla come Google:

«Ti capita mai di chiederti dove è andato a finire il tempo e di desiderare che una giornata durasse più di 24 ore? La capacità di gestire bene il tuo tempo è essenziale e può aiutarti a essere sempre organizzato, produttivo e soddisfatto. In questo video imparerai a capire come impieghi attualmente il tuo tempo e scoprirai suggerimenti e strumenti per gestirlo in modo migliore ed essere più efficiente sul lavoro».

In tutto questo, è ovvio che se si riesce a trovare uno strumento funzionale, facile, amichevole e condiviso da tutto un gruppo di lavoro è meglio.

Così qualche tempo fa mi sono messo in coda per testare Coda. E finalmente mi è arrivato l’invito e ho iniziato a smanettarci.

Coda è una startup. I suoi due fondatori hanno tirato su 60 milioni di dollari. Segno che il tema è molto sentito e molto importante.

L’obiettivo? Usare la cosa che ci viene più naturale su un computer che usiamo per lavoro (cioè: un foglio bianco, un documento) e rendere quel foglio potente come una app e preciso come un foglio di calcolo. La promessa di Coda, insomma, è di supportarti nell’organizzazione e risolvere tutte le questioni che proponevo qui sopra in termini di interfaccia.

Eccola qui. Un documento vuoto, con un’interfaccia che è quella di un editor di testo, non molto diversa da un open office o da un Word o persino da WordPress.

Già mi piace, mi fa sentire a mio agio.

Naturalmente, la prima cosa da fare è il tutorial. È pensato per guidarti passo passo alla scoperta delle funzionalità base. Così, per esempio, puoi scoprire che ci sono delle tabelle che sono già pensate per avere una colonna in cui, in maniera estremamente intuitiva, puoi realizzare un menù a tendina con lo stato dell’arte di un progetto o di una sua parte. Allo stesso modo, puoi assegnare il compito a un team o a una persona.

Raggruppare la tabella, senza far alcun tipo di pasticcio (prova a farlo con un file excel e prova a farlo fare a qualcuno che non ama particolarmente quell’interfaccia!), per stato dell’arte dei progetti, per assegnazione, stabilire differenti viste.

Tabelle, non griglie. Non gabbie!

Le righe si spostano con drag & drop.

Le colonne possono contenere formati diversi (e formule, naturalmente, quindi se proprio vuoi puoi anche disegnarti autonomamente una bella gabbia, anche se non so perché dovresti farlo). C’è l’oggetto slider per lo stato avanzamento lavori, l’oggetto checkbox.

Si invitano le persone con la logica del documento collaborativo. Si possono attivare le notifiche.

E tutto viene fatto utilizzando lo strumento come se fosse un documento di testo. L’interfaccia è veloce e gradevole e va assolutamente testato.
In aggiunta, ci trovi una gallery di documenti prefabbricati (si perde un po’ il senso: qui sei proprio tu che puoi disegnare il modo migliore per te e per il tuo gruppo di lavoro di gestire i progetti) ai quali puoi attingere.

Per esempio, questa è una to do list.


È ispirata alla celeberrima «Not Do List» di Warren Buffet e sembra molto ben fatta.

Dall’interfaccia potrebbe sembrare molto simile ad altri strumenti che hai già visto. Per capirne la semplicità devi assolutamente provarlo.

Veniamo al dunque: proseguirò nel test e proverò a usare questo strumento per la gestione dei lavori di Slow News e di Wolf.

Questo significa che dovrò dedicare, a breve, un’intera giornata di lavoro dedicata all’uscita dalla quotidianità e alla pianificazione.

Ancora una volta: questo strumento non lavorerà al posto tuo, non sostituirà il project manager e non è una soluzione di per sé.