Il tempo, il deep thinking e altre storie

«Pensare al tempo è estremamente strategico, perché è parte della tua stessa strategia. Non puoi lasciare che sia un processo semplicemente reattivo, che esplode dal basso. Devi gestirlo dall’alto, e non puoi delegarlo», dice Tom Gentile all’Harvard Business Review.

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Il tempo è l’unica ricchezza che abbiamo. Suonava così uno dei principi cardine del manifesto di Slow News che abbiamo scritto in una fase molto primordiale di questa avventura.

Lo pensiamo ancora ma in maniera molto più radicale e concreta.

Il tempo è una risorsa scarsa. Il tempo è al centro di tutte le questioni che riguardano l’organizzazione del lavoro.

In passato abbiamo segnalato diversi strumenti o strategie per l’ottimizzazione del tempo e per la gestione del tempo e del lavoro di un team. Uno di quelli che mi piace di più è coda.io. Nella comunità di Wolf ci siamo scambiati anche gli inviti nella fase di beta testing.

Il problema dei tool è il solito: ci vuole qualcuno che li segua e che si adoperi a fare da project manager.

Nel numero di luglio-agosto 2018 dell’Harvard Business Revies c’è una sorta di inchiesta interamente dedicata alla gestione del tempo dei CEO. I CEO sono sicuramente le figure più impegnate in un’azienda, perché devono gestire tutto ciò che proviene dall’interno e tutto ciò che proviene dall’esterno. Devono delegare e saperlo fare ma anche sapere quando intervenire di persona. Il problema principale della personas CEO è il fatto che il tempo di un CEO è sottoposto a una domanda crescente. Ma è una quantità finita.

C’è un’altra figura simile al CEO che ha un problema simile. È il freelance. Anche chi esercita la libera professione deve rispondere a tutte le sollecitazioni esterne e interne, cercare nuovi clienti, fare preventivi, formarsi, comunicarsi, essere aggiornato, gestire i clienti attuali, avere competenze di contabilità, questioni tecniche, legali e via dicendo.

Anche per chi esercita la libera professione il tempo è una quantità finita esposta a una domanda potenzialmente crescente.

In uno degli articoli dell’inchiesta dell’HBR c’è questa tabella. È la settima del CEO di Spirit AeroSystems, Tom Gentile, con cui ho aperto questo numero di Wolf. Il grigio è il sonno. L‘azzurrino è il tempo libero (o dedicato all’attività fisica). L’azzurro più scuro è il tempo in famiglia.

Il CEO di AeroSystems è stato monitorato per 13 settimane. Delle 168 ore di una settimana, 23 sono passate con la famiglia. 20 sono il tempo libero. Il 75% è lavoro o sonno.

Personalmente l’ho trovata una fotografia spaventosa, quasi terrificante: il lavoro che consuma e ti allontana così pesantemente da te e dai tuoi affetti è un’immagine che non riesce a farmi dormire sonni tranquilli. Anche perché, pur non essendo il CEO di una grande azienda, so perfettamente che cosa significhi.

Ecco perché, per esempio, una delle mie strategie da freelance a vita consiste nello spiegare ai miei clienti che i mesi estivi potrebbero vedermi operativo in remoto, da posti che non sono Milano o Roma o dintorni, per dire. Ho preso a prenotare per tempo luoghi di «villeggiatura» dove porto la famiglia e dove individuo zone che possono essere adeguate al lavoro.

In quei due mesi, cerco di lavorare a scaglioni nelle varie parti della giornata (per esempio, dalle 7 alle 10 del mattino, dalle 14 alle 16 del pomeriggio, dalle 21 alle 23 la sera), nei giorni che ho previsto per il lavoro. Per il resto del tempo provo a non stare troppo attaccato allo smartphone e a stare con le persone che amo.

Manco a dirlo, in quei due mesi la mia produttività aumenta. Aumentano gli spazi per pensare e le idee.

Già. Perché in un percorso di ottimizzazione delle conversazioni e dei siti, dei contenuti e delle condivisioni, non si può fare a meno di pensare che anche il lavoro vada ottimizzato.

Ma anche se volessimo dimenticarci per un attimo del fatto che le persone hanno questo brutto vizio di necessitare di tempo libero e tempo per la famiglia, guardare il resto della tabella del CEO messo ai raggi X su HBR è davvero utile.

Cerco, qui, di individuare alcuni punti fondamentali, applicabili da qualunque tipo di lavoratore (non solo dai CEO), precisando che per i CEO, così come per i freelance troppo impegnati, i piccoli imprenditori che hanno troppe cose da gestire e via dicendo esistono figure professionali che prendono il nome di executive assistant che sono assolutamente indispensabili. Si tratta di persone che hanno il compito di

  • capire l’agenda del CEO
  • includere tutto ciò che è rilevante al suo interno
  • riconoscere il valore della spontaneità
  • preservare con rigore il tempo personale e di famiglia del CEO

In assenza di un executive assistant – che comunque richiede un percorso di selezione, formazione, prova – o della possibilità di avvalersi di una figura simile, ci sono alcune cose che possiamo fare da soli.

  1.  Misurazione – La prima cosa che dovremmo fare per capire davvero come passiamo il nostro tempo è prenderci un periodo per misurare. Gli esperti che hanno lavorato con la HBR hanno individuato un periodo di tre mesi come ottimale. Lo so, può essere spaventoso. Ma è un esercizio che vale la pena di fare. Io ho appena iniziato e se riuscirò a mantenere la rotta, fra tre mesi condividerò i miei risultati, persino in questa fase particolare che è il mio periodo «estivo». Penso che scoprirò cose interessanti. Ci sono tool per farlo? La verità è che ci vorrebbe una persona a farlo per me.In assenza, mi automisuro, sapendo che nel farlo troverò anche una gratificazione immediata nel farlo.
  2. Meno mail, meglio  Il 55% del tempo non organizzato di Gentile, vale a dire 4 ore e mezza al giorno circa (su una settimana lavorativa di 73,5 ore, inclusi i viaggi di lavoro) è passato a gestire conversazioni via mail. Conversazioni che avvengono senza soluzione di continuità dal lunedì alla domenica e senza momenti dedicati in maniera specifica durante la giornata. In altre parole, il nostro CEO non stacca mai. Sono sicuro di conoscere persone che passano ancor più tempo a inviare e gestire la posta. E sono sicuro che sia un momento di elevata improduttività. Secondo gli analisti che hanno monitorato il comportamento del CEO-cavia, una delle ragioni per cui spende così tanto tempo a gestire mail è il fatto che il 65% del tempo che passa da solo è composto da blocchi di solitudine di non più di mezz’ora. Che altro puoi fare, in mezz’ora, se non dare un’occhiata alla mail (o magari ai social, in altri casi)? «Il lavoro di un CEO», ha riconosciuto Tom Gentile, la «cavia», «consiste nell’essere umano e autentico, e non lo puoi fare via mail». Personalmente ho trovato un’unica soluzione, che applicherò da oggi in via definitiva. Dedicare alle mail due momenti distinti nella giornata, da circa 30’ l’uno. Uno al mattino, uno al pomeriggio. I miei clienti e i miei colleghi mi perdoneranno l’asincronia (del resto, come abbiamo spiegato più volte con Mafe e Filippo, il mito dell’istantismo è ancora una vota un caso di modernità malintesa. La vera istantaneità è la telefonata, è analogica, è l’incontro di persona. Tutto ciò che è digitale è gestibile con un ritardo.
  3. Diluire le conversazioni e abituare alla reattività quando è possibile – In generale, una delle mie attività che consuma più tempo in assoluto è l’attività di gestione delle conversazioni, non solo via mail. Ho rinunciato all’idea di disinstallare tutti i sistemi di comunicazione «instant», ma ho mantenuto disattive le notifiche, secondo il principio «se c’è un’urgenza vera mi chiami».
  4. Ricordarsi del deep thinking – La soluzione proposta per il CEO cavia– che è anche una delle proposte che faccio qui – è quella di individuare nelle giornate o addirittura nella settimana, momenti molto più lunghi dedicati alla solitudine lavorativa. Significa dedicare questi momenti all’approfondimento, allo studio, alla concentrazione, al pensiero laterale, alle idee, alla riflessione, a quello che in lingua anglofona chiameremmo, con una certa soddisfazione-da-buzzword, «deeper thinking». «Le idee», ha ribadito Gentile «mi vengono quando guido o quando sono su un aereo senza Wi-Fi. […] non è solamente una questione di avere il tempo per riflettere, è anche un fatto che riguarda il preservare il tempo per la spontaneità e per non avere troppi impegni». Mettere in agenda dei momenti di solitudine disconnessa non è un detox di moda. Allo stesso modo, andrebbero messi in agenda dei momenti di assorbimento creativo e passivo degli stimoli (aka cazzeggio).
  5. Trovare un metodo definitivo per l’agenda. Alla fine, il GTD (Getting Things Done), almeno per me, si è rivelato troppo impegnativo. Si finisce per passare più tempo a gestire l’agenda che a fare cose che vanno fatte. L’agenda, tuttavia, va utilizzata come svuota-mente, in maniera molto rigorosa.
  6. Non schedulare tutto. Metti gli ingombri. Ricordati di famiglia e tempo libero e esercizio fisico. Ma non schedulare ogni singola ora delle tue giornate: serve la spontaneità. Esattamente come a una pagina Facebook serve la conversazione naturale, a un testo serve il linguaggio naturale e via dicendo.

Questi sei punti mi sembrano fondamentali per arrivare, poi, finalmente, all’uso di un serio strumento di time management. Per usare lo strumento, in altre parole, bisogna prima adottare la filosofia corretta.

Dal time management al team management, non è solo una questione di un paio di lettere ma è tutto molto collegato. Senza il primo, il secondo diventa praticamente impossibile.